EU-Transparenzregister:die jährliche Aktualisierung, Schritt für Schritt

Was das EU-Transparenzregister ist und wer einen Eintrag braucht

Das EU-Transparenzregister ist die öffentliche Datenbank aller Organisationen, die auf Gesetzgebung und Politik von Europäischem Parlament, Rat und Europäischer Kommission Einfluss nehmen wollen. Darin stehen Unternehmen, Verbände, Beratungen, Kanzleien, NGOs, Denkfabriken und wissenschaftliche Einrichtungen.

Mit der Registrierung ist es nicht getan. Ein Eintrag bleibt nur gültig, solange er aktuell ist. Dafür sorgt das Register mit einer verpflichtenden Aktualisierung alle zwölf Monate. Praktisch hängt daran sehr viel: Treffen mit hochrangigen Kommissionsbeamten, Redebeiträge bei Anhörungen, Zugangsausweise zum Europäischen Parlament und die Mitarbeit in Expertengruppen.

Ihre Frist und die drei Erinnerungen

Die Frist läuft ein Jahr nach der Validierung Ihrer Registrierung ab, beziehungsweise ein Jahr nach Ihrer letzten jährlichen Aktualisierung. Wer früher aktualisiert, setzt die Uhr zurück. Das ist ein legitimer Weg, um eine ungünstige Frist aus einem stressigen Monat herauszuschieben.

Die Erinnerungen gehen an die Kontaktperson und an alle Personen auf der Zugangsliste. Nutzen Sie dafür ein Funktionspostfach wie info@ihrunternehmen.de statt einer persönlichen Adresse: Ein ausgeschiedener Kollege ist mit Abstand der häufigste Grund für eine versäumte Frist.

Zwischen zwei Fristen gilt: Änderungen am Eintrag müssen Sie innerhalb von drei Monaten nachtragen. Die Leitlinien empfehlen, den Eintrag etwa dreimal im Jahr durchzusehen. Das ist deutlich weniger Aufwand, als einmal jährlich alles zu rekonstruieren.

Bevor Sie das Formular öffnen

Legen Sie sich das Folgende zurecht, bevor Sie sich anmelden. Nicht das Ausfüllen der Formulare kostet am meisten Zeit, sondern die Suche nach den korrekten Informationen.

Die Aktualisierung, Schritt für Schritt

Das Formular selbst ist unkompliziert, sobald die Angaben vorliegen. Die folgende Reihenfolge führt erfahrungsgemäß zu den wenigsten Rückfragen des Sekretariats.

1. 01Zugang zum Portal. Zugang haben automatisch: wer das ursprüngliche Formular eingereicht hat, die rechtlich verantwortliche Person, die für EU-Beziehungen zuständige Person und die Kontaktperson. Jede davon braucht ein EU-Login-Konto mit genau der hinterlegten Adresse, und der Eintrag verlangt mindestens zwei verschiedene Adressen. Bringen Sie eine veraltete Zugangsliste jetzt in Ordnung, nicht zwei Wochen vor der Frist.
2. 02Formular öffnen. Melden Sie sich mit EU-Login auf der Registerseite an und wählen Sie die jährliche Aktualisierung im Bereich 'Suchen, registrieren oder aktualisieren' oder über Ihren geschützten Bereich.
3. 03Jährlich oder teilweise wählen. Die jährliche Aktualisierung ist die vollständige Durchsicht aller fünfzehn Rubriken samt erneuter Bestätigung des Verhaltenskodex, und sie setzt die Zwölf-Monats-Uhr zurück. Eine Teilaktualisierung ändert unterjährig einzelne Rubriken, verschiebt Ihre Frist aber nicht und ersetzt die jährliche nie.
4. 04Alle fünfzehn Rubriken durchgehen. Zu jeder Rubrik gehört eine bewusste Entscheidung: weiterhin richtig oder änderungsbedürftig. Reagieren Sie auf Warnhinweise neben einem Feld, statt sie zu übergehen, und nutzen Sie im Zweifel die Informationsfelder. Treffen mit Kommissionsmitgliedern, Beiträge zu Konsultationen und Mitgliedschaften in Expertengruppen werden automatisch aus Systemen der Kommission übernommen. Diese Angaben tragen Sie weder ein noch löschen Sie sie.
5. 05Personalangaben auffrischen (Rubrik 10). Gezählt werden nur Personen, die vom Register erfasste Tätigkeiten ausüben, bezahlt oder nicht: Angestellte, Praktikanten, Ehrenamtliche, Beraterinnen, Wissenschaftler. Wer einen Zugangsausweis des Europäischen Parlaments hat, gehört auf jeden Fall dazu. Drei Personen mit 40, 20 und 10 Wochenstunden ergeben 70 geteilt durch 40, also 1,75 Vollzeitäquivalente. Eine Untergrenze gibt es nicht, und bei einer Abweichung von etwa einem Viertel sollten Sie auch unterjährig nachziehen.
6. 06Finanzangaben aktualisieren (Rubrik 14). Die Zahlen beziehen sich auf das letzte abgeschlossene Geschäftsjahr. Was Sie angeben müssen, hängt von der in Rubrik 8 gewählten Interessenart ab, siehe nächster Abschnitt.
7. 07Prüfung laufen lassen, dann absenden. Auf der Übersichtsseite gibt es die Schaltfläche 'Prüfung durchführen', die auf Vollständigkeit testet, und zwar jederzeit, nicht erst am Ende. Beheben Sie das Beanstandete und senden Sie ab. Ein nie abgesendeter Entwurf wird nach 21 Kalendertagen gelöscht. Die Kontaktperson erhält eine Bestätigungsmail. Stellt das Sekretariat Rückfragen, ist die Aktualisierung erst mit Ihrer Antwort abgeschlossen.
8. 08Sauber abschließen. Heben Sie die Arbeitsdatei hinter Ihrer Kostenschätzung auf, das Sekretariat kann nach der Berechnung fragen. Tragen Sie sich die neue Frist intern nach elf Monaten ein und geben Sie den Verhaltenskodex an alle weiter, die für Sie Interessenvertretung betreiben.

Die Finanzangaben

Alle Zahlen beziehen sich auf das letzte Geschäftsjahr, für das der Abschluss vorliegt. Jeder Registrierte gibt EU-Fördermittel an, die zu den Betriebskosten beitragen, in Euro, mit Programm und Bewilligungsbehörde. Gelder aus Vergabeverträgen mit den EU-Institutionen werden nicht angegeben.

Alles Weitere ergibt sich direkt aus der in Rubrik 8 gewählten Interessenart.

• Eigene oder Mitgliederinteressen. Unternehmen, Wirtschafts- und Branchenverbände, Gewerkschaften. Anzugeben ist eine Schätzung der jährlichen Kosten der erfassten Tätigkeiten als Spanne: Personalkosten auf Basis Ihrer Vollzeitäquivalente, ein anteiliger Betrag für Büro und Verwaltung, interne Ausgaben für Kampagnen und Veranstaltungen, Repräsentationskosten, Kosten ausgelagerter Tätigkeiten und ein Anteil der Mitgliedsbeiträge an Verbände, die selbst Lobbyarbeit betreiben. Kosten sind weder Umsatz noch Gesamtausgaben. Nennen Sie jeden beauftragten Mittler mit Kostenspanne, dazu die im laufenden Jahr beauftragten ohne Betrag.
• Kundeninteressen (Mittler). Public-Affairs-Beratungen und Kanzleien, die für Kunden tätig sind. Jeder Kunde wird vollständig genannt, Sammelbegriffe wie 'Konzerne' oder 'vertraulich' werden nicht akzeptiert, jeweils mit Umsatzspanne und den dafür bearbeiteten EU-Dossiers. Dazu gehören neue Kunden des laufenden Geschäftsjahres und Nicht-EU-Behörden, für die Sie vertraglich arbeiten. EU-Institutionen, für die Sie über einen Vergabevertrag tätig sind, zählen nicht als Kunden.
• Nichtkommerzielle Interessen. NGOs, gemeinnützige Organisationen, Stiftungen, Denkfabriken, Wissenschaft. Anzugeben sind das Gesamtbudget in Euro, die wichtigsten Finanzierungsquellen nach Kategorie und jeder einzelne Beitrag, der über 10.000 Euro liegt und zugleich mehr als 10 % des Budgets ausmacht, mit Namen des Gebers. Mehrere Zahlungen desselben Gebers in einem Jahr werden zusammengerechnet. Eine neu gegründete Organisation ohne abgeschlossenes Geschäftsjahr kann sich darauf höchstens 24 Monate berufen.

Wenn Sie die Frist versäumen

Wird die Frist versäumt, wird der Eintrag automatisch ausgesetzt. Er bleibt sichtbar, mit entsprechendem Hinweis, und Sie können sich weiterhin anmelden und die Aktualisierung nachholen. Geschieht das nicht innerhalb von zwei Wochen, wird der Eintrag entfernt und Sie müssen sich von vorn registrieren. Damit verlieren Sie Ihr Registrierungsdatum und alle daran hängenden Zugangsrechte.

Unabhängig davon kann das Sekretariat jeden Eintrag jederzeit überprüfen. Wer gegen den Verhaltenskodex verstößt, riskiert die Streichung und eine Sperre für die Neuregistrierung von bis zu zwei Jahren.

Acht Dinge, die die Validierung am häufigsten aufhalten

Wenn eine Aktualisierung hängen bleibt, liegt es fast immer an einem dieser Punkte. Jeder davon lässt sich beim Schreiben vermeiden.

• Abkürzungen statt ausgeschriebener Namen.
• Politikfelder statt konkret benannter Gesetzgebungsdossiers.
• Allgemeine Kundenbeschreibungen statt einzelner Namen.
• Werbliche oder selbstlobende Formulierungen.
• Warnhinweise, die das System neben einem Feld anzeigt, werden übergangen.
• Personenbezogene Daten in Rubriken, die gar nicht danach fragen.
• Finanzzahlen aus dem falschen Jahr oder Kosten mit Umsatz verwechselt.
• Eine Zugangsliste mit toten Adressen oder nur einer einzigen Adresse.

Wir übernehmen Ihre jährliche Aktualisierung

Sagen Sie uns kurz, unter welchem Namen Sie registriert sind und wann Ihre Frist fällig wird. Um den Rest kümmern wir uns. Passen Sie die Nachricht unten einfach an und schicken Sie sie ab.

Häufige Fragen

Ist die Eintragung ins EU-Transparenzregister Pflicht?

Gesetzlich verpflichtend ist sie nicht, aber sie ist Voraussetzung für eine ganze Reihe von Kontakten mit den EU-Institutionen: Treffen mit Kommissionsmitgliedern, deren Kabinettsmitgliedern und Generaldirektoren, Redebeiträge bei Anhörungen im Parlament, ein Zugangsausweis zum Europäischen Parlament und die Mitarbeit in Expertengruppen der Kommission. Wer in Brüssel ernsthaft Interessenvertretung betreibt, ist praktisch immer registriert.

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Was passiert, wenn ich die Frist für die jährliche Aktualisierung verpasse?

Der Eintrag wird am Tag nach Fristablauf automatisch ausgesetzt. Er bleibt öffentlich sichtbar, mit entsprechendem Hinweis, und Sie können sich weiterhin anmelden und die Aktualisierung nachholen. Nach zwei Wochen wird der Eintrag gelöscht und Sie müssen sich neu registrieren.

Kann ich meine Frist verschieben?

Indirekt ja. Ihre Frist liegt immer zwölf Monate nach der letzten validierten Aktualisierung. Wer früher aktualisiert, verschiebt die nächste Frist um genau diese Zeit nach vorn. Eine Teilaktualisierung verschiebt sie nicht.

Wer zählt bei den Vollzeitäquivalenten in Rubrik 10 mit?

Alle, die vom Register erfasste Tätigkeiten ausüben, bezahlt oder nicht: Angestellte, Praktikanten, Ehrenamtliche, Berater und Wissenschaftlerinnen, dazu alle mit Zugangsausweis des Europäischen Parlaments. Die Stunden werden auf eine Vollzeitwoche umgerechnet, drei Personen mit 40, 20 und 10 Stunden ergeben also 1,75 Vollzeitäquivalente. Gezählt wird nur der Zeitanteil für erfasste Tätigkeiten.

Muss ich meinen Umsatz angeben?

Nein. Wer eigene Interessen oder die seiner Mitglieder vertritt, gibt die geschätzten Jahreskosten der erfassten Tätigkeiten als Spanne an, weder Umsatz noch Gesamtausgaben. Mittler geben stattdessen den Umsatz je Kunde an, nichtkommerzielle Organisationen ihr Gesamtbudget.

Was ist der Unterschied zwischen jährlicher und teilweiser Aktualisierung?

Die jährliche Aktualisierung ist die vollständige Durchsicht aller fünfzehn Rubriken samt erneuter Bestätigung des Verhaltenskodex und setzt die Zwölf-Monats-Uhr zurück. Mit einer Teilaktualisierung korrigieren Sie unterjährig einzelne Rubriken, was innerhalb von drei Monaten nach jeder Änderung erwartet wird. Sie ersetzt die jährliche Aktualisierung aber nie.

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